WORKS
導入事例
会社名：一般財団法人淳風会
事業内容：予防医療(健康診断、人間ドック、クリニック、
法人向け巡回バス健康診断、メンタルサポート、
作業環境測定など)、医療(地域医療、慢性期医療など)
従業員数：440名
ご利用サービス：
・給与奉行、マイナンバークラウド、法定調書奉行
・年末調整申告書クラウド
目の前にある「紙」を、どうやったらなくせるか？
各システムをまとめるパートナーとして、iBPと共にペーパーレスを推進しました。
――― 弊社からバックオフィスにまつわるクラウドシステムを幅広く導入いただき、ありがとうございます。
システム化の背景などを教えていただけますか。
勤怠管理でいうと、Excelに入力したものを上司が確認し、まずは紙に出力します。そちらを給与のアウトソーシング先に渡し、入力してもらっていました。
10年以上前からこの形で運用していましたが、このままでは問題があると思っていました。というのは、この運用では、弊会に全体を把握できる人がいない
ということになります。もし不備不足があってもわからないまま進んでしまうリスクや、紛失リスクもあるため、これらを全てシステム上で運用できるようにしたいと思っていました。もっと言うと、職員の基本情報がアウトソーシング先に聞かないとわからず、取り寄せなければならないのがとても不便でした。このやり方は見直さなければならない、見直しなさいという声が上がっている状態でした。
――― はじめに、御会について教えてください。
弊会は、健康でありつづけるための健康診断・人間ドックなどの予防医療と、病気になった後も不安なくケアを
受けられるための長期にわたる医療とを提供し、これまで60 年以上にわたり人々の健康と命を支えています。
弊会の理念「Beside You」（心から親切にもてなすこと）の考え方のもとに、皆様に寄り添いながら、これからも
健康づくりの支援と医療を提供させていただきます。
2022年7月に、給与奉行を導入してから、勤怠管理システム、経費精算システム、人事管理システムと、
弊社と一緒に導入を進め、継続してご利用いただいている一般財団法人淳風会様。
今回は、総務部長の木野内様に導入の背景や効果など、幅広くお話を伺いました。
――― 運用を変えるにあたって、パートナーとなる企業はどのように探したのでしょうか。
まず、製品比較サイト「ITトレンド」で情報収集を行いました。地元企業にも相談をしてみましたが、今回あらゆる業務をシステム化する、かつ同時進行で
導入していくという時に、一つのメーカーで済むとは思えませんでした。そのため、iBPのように「代理店」として各システムを取りまとめてくれて、
窓口が一つであるパートナーを最初から希望していました。
――― 「一つのメーカーで済むとは思えなかった」というのは、なぜでしょうか。
必要なところに最適なシステムを、というコンセプトで、コスト面も機能面も全てを兼ね備えた1社に出会い、絞ることは難しいと感じていました。例えば、
この分野ならA社がいいけど、別の分野だったらB社がいい、といった具合ですかね。パートナー選定のポイントとしては、先にお話ししたような「システム化できていない」ことによる課題をどれくらい改善できるのか、サポート面がどうか、タイムリーな回答が得られるか、を重視していました。
――― システム導入の段階で印象に残っていることはありますか？
実際に利用する職員からの窓口は私が一人で対応し、「使い方がわからない」などの問い合わせを受けていました。仕方のないことですが多少ハレーション
はありましたね。導入スケジュールとしては、3か月ごとに順次システムを入れるような状況でした。勤怠システムでいうと、スケジュールパターンが200個
ほどあったのですが、「うまく利用するためには？」と運用についてあれこれ頭を悩ませるより、実際動かしてみないとわからないのではと思うようになり
ました。そんな中で、iBPの担当営業には色々と助けていただきました。1か月くらいはかなり綿密に、都度教えていただきましたね。
――― iBPの強みである”サポート体制”を存分に活用いただき、嬉しいです。
当時はちょうどコロナ禍だったのですが、コロナ関連の特別なものを含め「手当が多い」というのも弊会の特徴だった
と思います。今までは手当のために回数をカウントして上司に提出していたところ、勤怠管理システム「KING OF TIME」
上で行えるようになったことは、大きな業務効率化になりました。実現するための設定にかなりご尽力いただきましたね。
また、iBPにはメーカーと、新しいBPO先との定例会にも週1で参加していただき、それは半年ほど継続して行いました。
職員への説明会の対応や、マニュアルもご提供いただきました。
――― 導入後は、いかがでしたか？
最も重要視していた「紙」によって引き起こされる各種課題がクリアでき、満足しています。紙ばかりだった運用を改善し、システム化によるペーパーレスを進めることができました。特に、紙で回していた各種申請書を人事管理システム「saireco」に載せることができたのは大きかったです。
具体的には、決裁が必要な申請・入職時の身上情報・休暇の申請などですね。数でいうと約30種類です。お金が動くところは、経費精算システム「楽楽精算」を使ってもらっていますし、給与明細も電子化できました。数百～数千の単位でペーパーレスが実現できたのではないでしょうか。今回のシステム化においてもう一つポイントとなったのが、職員から不満が出たとしても、スピードを落としたり元の状態に戻すことなく推進できたことです。これは、経営陣の強いリーダーシップで「今までの運用ができなくなるのなら、システムに合わせて改善していこう」という方針を根気強く浸透させたことが大きいですね。
苦労もありましたが、「ペーパーレスを進めたい」、「自社で管理したい」という希望を無事に叶えることができました。
――― ペーパーレスの実現およびシステム化の中で、気が付いた点などはありましたか。
システム化に伴い、今まで見えていなかった「部門ルール」をなくすことができました。
ペーパーレス以前は、部署によっては独自に、自分たちがやりやすい方法で進めていたことがわかりましたが、
「部分最適より全体最適を取らせてほしい」と一つずつかけあっていきました。
今までは見えなかった独自ルールも、一つのシステムを使うことによってガバナンス徹底につなげることができました。
――― 3か月ごとにシステム導入というと担当者にかなり負荷がかかりますが、無事に進めることができたのですね。
特に、勤怠と給与のAPI連携はスムーズに進めることができたと思います。これは、別々のシステムをつなげることになりますから、まさに代理店だから
こそ、iBPだからこそ、うまくいったイメージがあります。最初の段階で「どこまでどうやって導入するか」詰めた上で進めることができたので、連携を
見据えたスムーズな導入が実現できたと思います。
――― 今後もペーパーレスの推進は進めていかれるのでしょうか？
総務人事部門の電子化は落ち着いてきましたので、全社的な部分、コア業務の電子化を進めているところです。例えば、健康診断結果のペーパーレス化で
すね。郵送費の削減やまた弊会で健康診断を受けてもらいやすい環境づくりにつなげられると思っています。弊会の場合、経営陣が「紙があっていいこと
はない」という強い方針を持っていました。紙があるから無駄が出る。スペースも取る。コストになる。その通りですよね。そんなペーパーレスの最初の
一歩として、iBPとともにシステム化に踏み出すことができ、感謝しております。
――― 最後になりますが、業務効率化を進めたいと考えている方にアドバイスがありましたら、お願いします。
生産性の向上、業務効率化を進めたいと思っている企業には「ペーパーレス」を意識することが最も簡単で強力な方法であると思います。
シンプルですが、目の前にある「紙」をなくすためにはどうするか？という観点で、一つ一つ切り込んでいくことをお勧めします。
――― 「入れてよかった」と同時に、「もっとこんなことができたらいいのに」と 思うことはありますか？
順番に入れていったシステムの中では、「saireco」が特によかったですね。職員のデータベースが作れましたし、各システムをうまくつなげるベースに
なっています。改善してほしい点としては、入力した数字が「文字」として認識されてしまう（計算させることができない）ことと、「楽楽精算」と
「saireco」のAPI連携ができるといいなと思います。
貴重なお話をいただき、ありがとうございました！
ペーパーレスの実現を次々に叶えている事例として、弊社も大変勉強になりました。
複数システムの導入と連携をスムーズに進めることができたのは、淳風会の皆様の推進力があってこそです。
これからも御会に寄り添ったご支援ができればと思います。引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
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