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導入事例
経費精算は、”手作業・手渡し”を行っていた頃と比較して30～40%業務削減！
進化するクラウドシステムと共に「効率化」を目指し続けています。
導入前の課題 ：経費精算も請求書発行も担当者は一名。少人数で、煩雑な手作業をこなす必要があった。
導入のポイント：導入後の手厚いサポートで設定を進めることができ、法改正にも問題なく対応できた。
会社名：沖縄出光株式会社
事業内容：石油製品の販売／自動車および自動車部品、付属品の販売／
従業員数：100名
URL ：https://www.idemitsu.com/jp/okinawaidemitsu/index.html
ご利用サービス：勤怠管理システム「KING OF TIME」
年末調整申告書クラウド
自動車のリースの仲介および自動車定期点検業務の斡旋業／
倉庫業／レンタカー業務ほか
――― まずは、経費精算システムに関するお話をお伺いできればと思います。システムを導入する前は、どのような状況だったのでしょうか。
「楽楽精算」の導入前は、ひたすら手作業でしたよ。まず、ネットバンキングに口座情報を登録し、10名いたら10人分の計算をして、10回登録するイメージです。振込伝票、承認と、その回数分だけ手間がかかっていました。大体月20～30名の精算があり、種類としては交際費の精算が多いですかね。担当者1名で対応している状況でした。
――― はじめに、御社について教えてください。
沖縄出光株式会社は、沖縄における出光グループのSS・卸・油槽所の各事業を統合し、
2009年4月に発足いたしました。ガソリン、灯油、軽油、重油、ジェット燃料、潤滑油などの石油製品や車関連商品を沖縄県の皆様にお届けしており、地域に密着し、供給から販売までを一貫する会社です。当社は企業理念である「人間尊重」「品質本位」「地元と共に」の精神のもと、沖縄の発展に貢献できる企業として精進を重ねてまいります。
2018年4月より、勤怠管理システム「KING OF TIME」をご利用いただき、その後も弊社より各種クラウドシステムを
ご導入いただいている沖縄出光株式会社様。今回は、同社の経理担当として、各種伝票起票やチェック、決算関連業務を行われている、統括部の川端様、竹之山様に、経費精算システム「楽楽精算」、帳票電子化システム「楽楽明細」導入の背景や効果など、幅広くお話を伺いました。
――― 経費精算システムの導入初期や、設定を進める段階などで印象に残っていることはありますか？
初期設定の際は、iBPの九州オフィスから、営業担当の方が訪問してくださいましたね。わからないところはその後も都度教えていただき、初期設定は自分たちでできましたよ。今思うと本当に頻繁にサポートしていただきました。また、従業員用マニュアルに関しては、自作マニュアルを作成して、発信しました。法改正などルールの変更があれば都度編集して使っています。
――― 導入後はどのような効果がありましたか？
導入前は元帳で見ないとわからなかったことが、楽楽精算を導入したことで一元管理が可能になりました。探したい情報が探しやすくなった上、とても見やすくなりました。
かなり前の話になりますが、従業員に立替金を手渡ししていた頃は、小口現金の金庫がありました。それが時代とともに振込になり、楽楽精算を導入し…どんどん便利になっている実感があります。
また、システムを入れたことで、承認状況がわかるようになったことも大きいです。必要な書類を見失うことがなくなりましたね。導入前は、「今申請した書類がどこにあって、どこまで承認が進んでいるか」状況が分かりづらかったですが、楽楽精算を導入したことで”行方不明の領収書”が削減できたと思います。
――― 数ある経費精算システムの中でも「楽楽精算」を導入することとなったきっかけはあったのでしょうか。
今お話ししたような手作業を行っている時に、社内の出向者が、経費精算システム「楽楽精算」とその代理店としてｉビジネスパートナーズのことを紹介してくれました。
――― なるほど、実は弊社も「楽楽明細」を導入していますが、それまでは全く同じ手順でアナログ対応をしていたので、大変さがよくわかります…。設定段階のことや、使いはじめてみた印象はいかがでしたか？
――― 「楽楽精算」のいいところを存分に活かしてご利用いただいており、弊社としても嬉しい限りです。
続いては、帳票電子化システムに関するお話も同じようにお伺いできればと思います。おもに「請求書の電子化」を進めるために「楽楽明細」を導入いただいたとのことですが、システムを導入する前は、どのような状況だったのでしょうか。
「楽楽明細」の導入を検討した頃は、ちょうど電子帳簿保存法の対応が迫られているタイミングでした。経費精算と同じく、請求書の発行に関しては手作業が多く、何とかしたいと思っていました。紙の請求書を印刷し、社印をもらって、三つ折り・封入・封緘。月に30通くらいでしょうか。一連の流れを1名で対応していました。
設定は、「楽楽明細」に関してもiBPの営業担当にサポートしていただき、進めました。
請求書の発行ですが、発行する部署ごとにPDFをアップロードして利用しています。「楽楽明細」を導入したことで、明らかに紙のやり取りをする企業が減りましたね。先にお話した”発送”までの手がかかる作業がなくなりましたし、郵送で起こっていた、”請求書が手元に届くまでのタイムラグ”がなくなったことは本当に大きいです。お客様が請求書をダウンロードしているかどうかも、画面上で簡単に確認できますしね。最初のハードルになるかと思われた発行用のメールアドレスも、特に問題なく収集できましたよ。
――― 導入後も、さらなる効率化を目指して取り組まれていらっしゃるのですね。
もしお困りごとがございましたら、お気軽に弊社までご相談ください。
それでは最後に、「楽楽精算」、「楽楽明細」ともに改善ポイントやiBPに期待することがございましたら教えてください。
経費精算の方ですが、まさに”手作業・手渡し”を行っていた2009年頃と比較して、30～40%業務削減ができています。具体的には、銀行に行く手間や、封筒を渡すまでの一連の手作業があった頃との比較です。「楽楽精算」を導入したことで、立替経費の支払遅れ、忘れがなくなっていると思います。業務にかかる時間も手間も減らすことができ、大きく改善されました！
iBPに期待することは、お互いに「楽楽精算」と「楽楽明細」を活用している同士ですし、社員間での交流がもっとできるといいかもしれませんね。
今後さらに情報交換していければと思います。
――― 「楽楽明細」を導入したことで、思っていた業務削減はできたという状態でしょうか。
そうですね、ただ、今後実現したいこととしては、さらにペーパーレスを進めていきたいと思っていますし、レイアウトの整備もしていきたいです。「楽楽明細」をもう少し使いこなしたいという気持ちがありますね。一例ですが、現在各部署で請求書アップロードから発行を行っているところを、「承認フロー」の形で利用できると良いなと思っています。
あとは、現在紙の請求書に社印をついてもらい、そちらをPDFアップロードしているのですが、楽楽明細上に印影を登録して利用する方法があるようなので、そちらも進めることでさらにペーパーレスと効率化が実現できると思っています。
貴重なお話をいただき、ありがとうございました！
「導入」がゴールではなく、システムを活用しながらさらなる効率化を目指すお話は、大変勉強になりました。
弊社もさらに「楽楽精算」「楽楽明細」を使いこなし、情報交換しながら一緒に進化していきたいと思いました。
これからも御社に寄り添ったご支援ができればと思います。引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
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