WORKS
導入事例
会社名：株式会社出光プランテック千葉
事業内容： 石油製品・石油化学製品の入出荷業務
従業員数：500名
URL ：https://www.idemitsu.com/jp/ip_chiba/index.html
ご利用サービス：経費精算システム「楽楽精算」
作業時間7時間/月削減！iBPの設定代行を活用し、
忙しい中でもシステム化を実現。ペーパーレス化を推進しました！
導入前の課題 ：紙媒体での回覧及び保存、承認作業（差戻しも含む）にかかる時間を削減したい。
導入のポイント：グループ会社での導入実績による安心感。
――― 経費精算システム「楽楽精算」を導入いただく前は、どのような課題を抱えていたのでしょうか？
紙媒体での対応・保存がとにかく大変でした。具体的には、精算してほしい案件が発生したら、
精算の書類をバインダーに入れて、承認者の未承認箱に入れていきます。
これが、上へ上へと山積みになり、場合によっては急ぎの書類が埋もれてしまうんです。
大量に積み重なることで漏れが発生したり、研修等で一気に交通費の精算が増える時期は、
特に大変でしたね。書類の回覧方法も、弊社の場合広い敷地内を各課から5～10分かけて
持ってくる必要がありました。その都度移動時間が発生してしまいます。
また、部長承認までのものもあれば、内容によっては副社長、社長まで、最大7階層
発生するのですが、差し戻しとなると同じように構内を移動しなければなりません。
――― はじめに、御社について教えてください。
出光プランテック千葉は出光興産株式会社100％出資のグループ企業です。
絶え間ない情熱と確かな技術でニッポンのエネルギーを支えてきました。
世の中や業界の環境が激変する中ではありますが「出光グループへの貢献」、
「出光、地域社会から信頼されるプランテック千葉」であるという経営理念は変わることはありません。
今までの「固定概念」を払拭し「柔軟な発想」でこれからの未来を切り開き、新たな歴史を創っていきます。
2020年11月より、経費精算システム「楽楽精算」をご利用いただいている株式会社出光プランテック千葉様。
今回は、同社総務部の桑田様、地曳様に導入の背景や効果など、幅広くお話を伺いました。
――― 経費精算システム「楽楽精算」を導入いただくきっかけは何でしょうか？
先ほどお話ししたような状態でしたので、ほぼ毎日発生する各課からの書類提出の手間や、
紙だらけになっている経理担当者の机に見かねた当時の社長から、
システム化を検討するよう指示がありました。
選定のポイントとしては、使いやすさ、画面の見やすさ、承認フロー、ファイル添付機能、
会計ソフトとの連携、FBデータ出力機能等を特に見ていましたね。
「楽楽精算」はグループ会社での利用実績があったことと、
コスト面でもメリットがあると考え、導入を決めました。
――― 経費精算システム「楽楽精算」を実際に使ってみていかがでしたか？
当初は会計ソフトとのデータ連携面と、社員への浸透（問合せの電話が殺到するのではないか）に不安を感じていましたが、
連携のところはiBPの営業担当とのやり取りで解決することができました。
問い合わせも最初は多かったものの、iBPに社員説明会やマニュアル作成をお願いし、そちらも徐々に落ち着いていきました。
特に大きな問題はありませんでしたよ。楽楽精算を導入したことでペーパーレス化が一気に進み、
明らかに紙の出力が減りました。細かい部分ですが、今まで付箋に書いて、貼って戻していた差し戻しが
システム上で解決できるようになったのは本当に便利です。やってみないとわからない中で導入を進めましたが、
困ったときには都度iBPに支えてもらいました。わからないことがあったら電話できるという安心感もいいですね。
また、iBPにご提案頂いてよかったなと思う点に、「内訳マスタ」があります。
精算をするとき、使う側の目線で項目を選択してもらえるんです。「客先へのお土産購入」や「修理」など。
勘定科目のことがわからなくても簡単に申請してもらえるので、ミスの防止にもつながり助かっています。
（画像）内訳マスタ サンプル
従業員は、説明文を見て「何の費用か」を簡単に選ぶことができる
――― どのような効果がありましたか？
システム化により、手作業や会計ソフトへの伝票打ち間違いは明らかに減りました。請求書の支払作業については月全体で7時間かかっていましたが、
4時間あれば終わるようになりました。月2回の従業員立替も、1回につき3時間はかかっていましたが、約1時間に削減できました。
FBデータが出力できる点も、振込の手間が削減されたので大変助かっています。
また、弊社の場合iBPの設定代行を利用したことで、うまく進めることができました。通常業務が忙しい中、システム化を進めるのは至難の業です。
設定のスピードも遅くなってしまいますし、正直細かいところまで覚えていられないですよ。そこをiBPなら設定代行支援をお願いできるので、
スタートからスムーズにいったところがあります。
今後も運用方法について相談したいと思っていますし、引き続きiBPには業務効率化の提案をしてもらえるとありがたいです！
――― 御社はAmazonビジネス連携オプション※を利用されていますが、そちらはいかがですか？
導入前は、従業員があらゆるお店で備品購入を行っていたため、多種多様なレシートが提出されていましたが、
Amazonビジネス連携なら、申請が承認されると自動で購入が進む仕組みなので、とても便利です。
従業員にとってもメリットがあると思います。
※「楽楽精算」の経費申請画面から直接 Amazonビジネスのカタログを開き、商品購入の稟議を申請することができる有償オプション。
――― 今後さらに実現したいことはありますか？
現状困っていることは少なく、うまく運用できていると思います。
何か挙げるとすれば、請求書のスキャンデータを連携できる機能があると聞いたので、
もしそちらを使うことができれば、さらに作業効率化できるのかなと思いました。
――― どんな企業・どんな方に「楽楽精算」をおすすめしたいですか？
ペーパーレス化が進んでおらず、承認に時間を要する企業や、従業員立替件数が多い企業には、大きなメリットがあると思います！
貴重なお話をいただき、ありがとうございました！
これからも御社に寄り添ったご支援ができればと思います。引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
※個人情報のお取り扱いについてはこちらをご覧ください。
※ご入力いただいたメールアドレス宛に、広告を含むメールをお送りする場合があります。
不要な場合は、配信解除欄より停止手続きを頂けますのでご確認ください。
ご提供いただく個人情報のお取り扱いに同意の上、送信をクリックしてください。
資料請求はこちら
類似事例もチェックしてみてください！
類似事例もチェックしてみてください！
