WORKS
導入事例
システム化によって、人事労務にまつわる手作業の削減に成功！
集まったデータを活用し、業務平準化に着手。残業時間はピーク時の1/3になりました。
導入前の課題 ：勤怠管理は紙ベースで対応。煩雑さに加え、属人化と独自運用でバラバラの状態
導入のポイント：機能や操作性、価格に加え、導入・運用開始後のサポート体制の手厚さ
会社名：医療法人櫛田会 櫛田病院
事業内容：一般病院
従業員数：84名
URL ：https://www.kushida-hosp.jp/
ご利用サービス：勤怠管理システム「KING OF TIME」
（人事労務、年末調整も合わせてご利用）
――― 勤怠管理システムを導入する前は、どのような状況だったのでしょうか。
基本的に勤怠管理は紙ベースで行っていたため、煩雑さがありました。また、対応の属人化も重なっていたため、担当者不在時に混乱がありました。
さらには担当ごとに解釈が異なるなど、独自運用が氾濫している状態でしたね。なかなか統一することができず、バラバラの状態でした。
――― はじめに、御院について教えてください。
昭和27年の開設以降、主に消化器外科・内科を中心に地域医療を担ってまいりました。
高齢化社会が進む中で急性期→回復期→生活期をサポートする医療を行うために、令和3年4月に病診連携室、令和4年1月にリハビリテーション科を設置、より一層地域の皆様へ貢献すべく令和５年３月に整形外科外来、令和6年5月に訪問看護ステーションを開設しました。今後も更なる医療の質の向上を目指し、各医療機関との連携をはかりつつ、地域医療の発展に貢献してゆきたいと思います。
2024年5月より、勤怠管理システム「KING OF TIME」をご利用いただいている医療法人櫛田会 櫛田病院様。
今回は、須藤様、西山様に、導入の背景や効果など幅広くお話を伺いました。
――― 紙ベースでの勤怠管理となると、毎日のことですし大変ですよね。
出勤簿で日々の状況を管理していましたが、タイムカードではなく時間を書き込んで押印するような形でした。
そもそも手間がかかりますし、職員側も煩雑に感じていたでしょうね。また、欠勤、残業管理簿、手当に関する報告書類など、出勤簿とは別で提出される書類をもとに給与計算を行う必要がありました。書類の収集に2～3日はかかりますし、集まってから計算・入力に10時間/月はかかっていました。もちろん、書類の提出期日は設けていましたが、各部門からなかなか集まらず、大変でしたね。
――― 手作業が発生していた部分について、どういった流れで対応されていたのですか？
例えば、有給休暇ですと、職員が申請用紙に記入し、職場長に提出します。そこから事務担当者に提出があり、帳簿に記載、休暇取得数・使用数・残数を管理するという流れになります。そのため、職員から「あと何日残っているか」、「いつ有休が発生するのか」という問い合わせが多かったですね。職員からは現在の状況が見えないですし、事務担当者も書き写した帳簿を見に行かないとわからない、といった具合です。その他にも、出勤簿や給与袋の準備、配布や回収などの手作業に1.5時間/月かかっていましたし、給与明細の印刷、折込、配布に係る時間も4時間/月と多かったです。
――― かなりの工数をかけていらっしゃったのですね。
そうですね、まさに給与明細の部分で言うと、KING OF TIME人事労務で電子化することができました。これにより、物理的な封入作業がなくなりました。また、年末調整に関しても提出書類の記入漏れなどが多く、確認や修正に約3週間かかっていたのですが、KING OF TIME給与の機能を使って電子化し、約10日間で仕上げることができました。
――― 給与明細も年末調整も電子化できたのですね！素晴らしいです。
年末調整を紙ベースから脱却できたのは、本当に大きかったです。電子化によってより効率化できたと感じるのは、
2年目以降の利用時に、前年の情報が入ってくることですね。職員の入力スピードはかなり速かったですよ。
――― ちなみに、勤怠管理システムを調べるにあたり、どのように進められたのでしょうか。
きっかけは、コンサルタントからの提案です。各サービスについて、レビューや比較サイトで情報収集を行いました。
――― 勤怠管理システムは他にもたくさんありますが、どのように絞り込まれたのですか。
そうですね、今振り返ってみると、重視していたポイントとしては大きく4点でした。
・機能が多いこと（勤怠、給与、web給与明細、年末調整、有給管理など）
・操作が専門的ではないこと
・情報の管理がしやすいこと
・導入及びランニングコストが高すぎないこと
4社ほど比較検討し、対面サポート、フォローが手厚いと感じたｉビジネスパートナーズから、
KING OF TIMEを導入することになりました。
――― ありがとうございます…！導入当時、不安に感じていたことや、印象に残っていることはありますか？
システム化するにあたって、煩雑なルールを本当にシステムに落とし込めるのかは不安でした。例えば、部門ごとに異なる勤務体系やスケジュールパターンが存在していますからね。職員に対しても、紙で行っていた部分が「打刻」に変わるという大きな変化があります。PCやアプリの操作に不慣れな職員も多いので、運用ルールの変更を受け入れてもらえるのか、対応できるのかどうかは心配ではありました。
ただ、色々とお話を伺う中で、ｉビジネスパートナーズは導入・運用開始後のサポートをしっかり行ってくれそうだと感じました。そこが大きな要因です。
実際に、導入支援メニューを利用し、マニュアル作成、説明会、設定支援を対応して頂きました。
説明会は質問も多く出ていましたし、営業担当の方にお任せしてよかったと思っています。
――― 訪問サポートが行えるという点は、確かに珍しいかもしれません。サービス導入後は、いかがでしょうか？
KING OF TIMEの勤怠からスタートし、給与明細、年末調整と期間を開けずに少しずつ運用を開始していくことで、そこまで抵抗なくシステム化することができました。ちょうど良い流れでスケジューリングできたので、スムーズに導入できましたね。
――― 運用開始後の課題はございますか？
職員の打刻や申請に慣れてもらう点のほかには、管理者が行うスケジュール登録の理解にやや時間を要しましたかね。操作の仕方について、例えば土曜日の
休日登録や公休の入れ方など、画面を見ながら一緒に登録して、覚えてもらいました。事務担当者が根気強く対応したことで、徐々に浸透しました。
――― サービス導入後に得られた効果としては、どういったものが挙げられますか。
そうですね、5点ほど挙げられると思います。
・給与計算～明細発行～配布に要する時間が格段に減った
・給与明細に有給残日数を記載することで問い合わせがほぼなくなった
・出勤、退勤時間に関する意識の変化 （これまで見えていなかった、遅刻時間の管理等）
・残業時間の個人別、部門別、月間、年間のデータの集計値を活用し、削減につなげた（ピーク時の1/3に削減）
・年末調整も前述の通りスムーズに進めることができた
残業時間の削減について、当時は残業が多く、職員の離職が発生していました。残業記録簿で状況は分かっていたものの、
今回のシステム化によってデータ化され、全体の状況が分かるようになり、業務の平準化を進めることができました。
ぼんやりしていた部分がはっきりとした印象ですね。
――― 目に見える効果が出ていて嬉しい限りです。今後、実現していきたいことはございますか？
現在は他社の給与計算ソフトを使っているのですが、サポート終了となることからKING OF TIME給与への移行を検討しているところです。
同じKOTのシステムなので、連携がスムーズになることを期待しています。
――― どんな人・どんな会社へ「KING OF TIME」を勧めたいですか？
同業である病院やクリニックはもちろんですが、中小規模でシステム担当がいない企業にもお勧めしたいです。
ｉビジネスパートナーズの担当者がしっかりサポートしてくれますよ！
――― 最後になりますが、「KING OF TIME」について、改善してほしいポイントはありますか？
KING OF TIME勤怠と人事労務の情報連携がさらにシームレスになると、ありがたいなと思います。
――― メーカーとは密に連携していますので、機能改善の要望がございましたらいつでもお申し付けください。
ありがとうございます。営業担当の方には、スケジュールパターンの落としこみや作りこみを対応して頂き、本当に助かりました。
説明会は訪問して頂きましたが、その他の設定はwebでの定例会を通じて問題なく進めることができました。
わからないことがあれば、iBPの営業担当に聞けば大丈夫！と頼りにしています。これからもどうぞよろしくお願いいたします。
貴重なお話をいただき、ありがとうございました！
KING OF TIMEといえば「勤怠管理」ですが、関連サービスを活用し、
給与明細や年末調整も電子化されたとのこと、全体的な効率化を実現されていて素晴らしいです。
これからも御院に寄り添ったご支援ができればと思います。引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
※個人情報のお取り扱いについてはこちらをご覧ください。
※ご入力いただいたメールアドレス宛に、広告を含むメールをお送りする場合があります。
不要な場合は、配信解除欄より停止手続きを頂けますのでご確認ください。
ご提供いただく個人情報のお取り扱いに同意の上、送信をクリックしてください。
資料請求はこちら
類似事例もチェックしてみてください！
ー
